Reisekosten und Fahrten zur Arbeitsstelle

Die Bundesregierung hat das lohnsteuerliche Reisekostenrecht wieder nicht im EStG oder in den LStDV gesetzlich definiert. So ergeben sich die Reisekostenvorschriften wieder nur aus R 9.4 - R 9.8 der LStR.

1. Der Reisekosten-Begriff wurde vereinheitlicht:

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (R 9.4 Abs. 1 LStR). Die frühere Unterscheidung von Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit entfällt. Mit der formellen Zusammenfassung werden inhaltlich und betragsmäßig einheitliche Reisekostensätze angewandt.

2. Berufliche Auswärtstätigkeit und regelmäßige Arbeitsstätte:

Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend tätig. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Zur Vereinfachung gilt ab 2008: Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, die vom Arbeitnehmer durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Kalenderjahr aufgesucht wird - unabhängig welche Arbeiten dort verrichtet werden, und zeitunabhängig. Neben den Arbeitnehmern mit regelmäßiger Arbeitsstätte gibt es auch noch solche, ohne regelmäßige ortsgebundene Arbeitsstätte. Beispielsweise auf Hochseeschiffen bzw. Marinebooten, LKW, Reise- und Linienbussen, Schienenfahrzeugen und Flugzeugen. Hier wird der Betrieb oder Zweigbetrieb des Arbeitgebers zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

Wichtig für die berufliche Auswärtstätigkeit ist, dass ein beruflicher Anlass für die Reisetätigkeit vorliegt.

BEISPIEL:

Der Außendienstmitarbeiter X, dessen Verkaufsgebiet das westliche Ruhrgebiert ist, fährt jeden Freitag von 14:00 - 16:00 Uhr nach Düsseldorf zur Besprechung in den Arbeitgeber-Betrieb. Aufgrund der obigen Ausführungen hat er dort seine regelmäßige Arbeitsstätte. Folgende Ergebnisse sind für die Lohnbuchhaltung ab 2008 zu berücksichtigen:

Herr X erhält am Freitag keine Verpflegungsmehraufwandspauschale, weil er an dem Tag die ortsgebundene, regelmäßige Arbeitsstätte aufsucht.

Herr X fährt einen Dienstwagen. Er muss nunmehr jeden Freitag die Fahrt zwischen Wohnung und regelmäßiger, ortsgebundener Arbeitsstätte versteuern.

Herr X hätte einen Vorteil, wenn er nur jeden zweiten Freitag seine Kollegen aufsuchen dürfte, da er dann keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr hätte (weil er nicht mindestens einmal pro Woche den Arbeitgeber-Betrieb aufsucht, wie es in den LSt-Richtlinien ausdrücklich als Abgrenzungsmerkmal vorgegeben ist) und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht zu versteuern hat.

Anders als nach altem Reisekostenrecht könnte Herr X allein durch die Länge der Auswärtstätigkeit (z.B. länger als drei Monate) keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr begründen.

 

3. Fahrtkosten als Reisekosten:

Für sämtliche Fahrten aus Anlass einer beruflichen Auswärtstätigkeit sind ab 2008 Reisekosten - unabhängig von der alten 30-Km-Entfernungsgrenze, die aufgehoben wurde. Für jeden gefahrenen Kilometer sind 0,30 Euro anzusetzen.

4. Verpflegungsmehraufwand:

Die Sätze für Verpflegungsmehraufwand bleiben unverändert bestehen. Es sind auch weiterhin nur die Pauschalen anzusetzen. Einzelabrechnungen nach Belegen sind unzulässig. Der Arbeitgeber darf die Mehraufwendungen für Verpflegung allerdings - wie bisher - nur für die ersten 3 Monate auszahlen. Eine Dreimonatsfrist läuft nur bei "derselben" Einsatzstelle ab. Ab dem 01.01.2009 gelten die neuen Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für Auslandsreisen. Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintätige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Die neuen Tabellen finden sie unten im LINK.

5. Übernachtungskosten:

Es ergeben sich ab 2008 zwei Neuerungen: Der für Übernachtungen im Inland verlangte Einzelnachweis wird auf Auslandsachverhalte ausgedehnt. Daher muss die Auslandsübernachtung durch geeignete Belege nachgewiesen werden. Arbeitgeber dürfen die Übernachtungspauschalen für das in- und Ausland, oder den höheren Einkostennachweis ersetzen. Der Arbeitnehmer selber kann bei Ausbleiben eines Kostenersatzes durch den Arbeitgeber in seiner Steuererklärung nur den Einzelkostennachweis, nicht aber die Pauschalen geltend machen.

Die zweite Neuerung betrifft die Schätzung der Aufteilung von Übernachtungskosten und Frühstück, wenn diese nur in einer Summe angegeben sind. Ab 2008 werden von der Gesamtrechnung 20% für ein Frühstück und 40% jeweils für ein Mittag- und Abendessen berücksichtigt.

BEISPIEL:

Unternehmer X fährt zu Kundenbesuch nach Italien. Dazu übernachtet er 20-mal in Italien, hat aber keine Übernachtungskostenbelege. Bis zum 31.12.2007 konnte er für Übernachtungen den Auslandspauschbetrag i.H.v. 100 Euro in Anspruch nehmen und 2.000 Euro Aufwand geltend machen. Ab dem 01.01.2008 entfällt diese Regelung. Es werden nunmehr immer die Übernachtungskostenbelege benötigt.

6. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle

In einem neuen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF, 31.08.2009, AZ: IV C 5 - S 2351709/100002) werden aktuelle Anleitungen und Anwendungshinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gegeben, wie die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle ermittelt und besteuert wird.

Wussten sie, dass 400-Euro-Kräfte und andere Geringverdiener einen pauschalierten Fahrtkostenzuschuss nebenbei erhalten dürfen ?

Kennen sie die Berechnungsformel für die anzusetzende Entfernungspauschale ?

Die meisten Beschäftigten - seien es Teilzeit- oder Aushilfskräfte, Vollzeitbeschäftigte oder Mitfahrer - benutzen den eigenen PKW zur Fahrt zur Arbeitsstätte. Sie alle können ebenso, wie die Benutzer offentlicher Verkehrsmittel eine Erstattung durch den Arbeitgeber oder das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuererklärung erhalten. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 € für jeden vollen Entfernungskilometer.  Angefangene Kilometer gelten nicht. Es zählt die einfache und kürzeste Entfernung -Hinfahrt-.

Wenn der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss zahlt, hat er diesen mit 15% Pauschalsteuer zu versteuern. Die pauschalierten Fahrtkosten zählen nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt und sind damit auch für die 400-Euro-Kräfte eine risikofreie Zusatzleistung.

Übersteigen die Kosten für offentliche Verkehrsmittel die Entfernungspauschale, dürfen Steuerpflichtige die höheren Kosten zusätzlich (als Werbungskosten) ansetzen.

Der Höchstbetrag i.H.v. 4.500 Euro pro Jahr gilt jedoch, wenn ein Beschäftigter den Weg zur Arbeit mit einem Motorroller, Moped, Motorrad oder Fahrrad zurücklegt; oder Mitglied einer Fahrgemeinschaft ist; oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt und keine höheren Aufwendungen nachweist oder glaubhaft macht. Der Höchstbetrag gilt also nicht bei der Nutzung des eigenen PKW.

Für weitere Informationen verweisen wir auf die Ausführungen der IHK-Düsseldorf (LINK hier)

sowie den Ausführungen der IHK-Raum Stuttgart (LINK hier)

Reisekostenvergütungen bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Ausland ab 01.01.2009

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten ab 01.01.2009 im Ausland

Wir verweisen an dieser Stelle auf den vom BMF veröffentlichten Entwurf der Lohnsteueränderungsrichtlinie 2011. Diese Richtlinie soll nach Beschlussfassung zum 01.01.2011 in Kraft treten. Es werden sich einige Vorschriften grundlegend ändern. Hierzu zählt insbesondere die Frühstücksregelung bei den Reisekosten. Hier finden sie den Entwurf.